Die DIN 5008 sieht vor, dass in einem Geschäftsbrief im Informationsblock oben rechts auch der Vorname der Ansprechpartner und Ansprechpartnerinnen genannt wird.
Unser Betriebsrat sieht hier Gefahr für Diskriminierung und fordert, den Vornamen mit einer Initiale abzukürzen.
Meine Recherchen haben nichts ergeben. Kennt jemand im Forum oder ein Moderator zufällig entsprechende Stellungnahmen zur DIN 5008 seitens der Datenschutzbeauftragten oder ähnliche Quellen zum Thema?
Vielen Dank für die Unterstützung
Ihr/e M. Mustermann
Die DIn 5008 ist kein Gesetz sondern die Empfehlung eines Normenausschusses. Abweichungen sind also möglich. Ansonsten habe ich nur das gefunden: https://www.kanzlei.biz/23-01-2008-lag-sh-3-sa-305-07/. Für mich persönlich stellt sich die Frage, wie man zielgerichtet Kontakt aufnimmt, ohne das Geschlecht zu kennen, wenn die Anrede genannt ist, wäre das trotz Initiale möglich. Grundsätzlich wäre in meinen Augen der notwendige Schutz des Persönlichkeitsrechts gegen sonstige Interessen des Unternehmens abzuwägen.
Also ich bin ja auch ein starker Verfechter des Datenschutzes - nicht nur beruflich, sondern auch privat. Aber solche Dinge finde ich dann doch etwas übertrieben. Ich ärgere mich auch immer bei Post vom Amt, dass die Ihren Vornamen nicht nennen - übrigens auch oft bei Datenschutz-Aufsichtsbehörden. Dann schreibe ich “Sehr geehrte Frau oder Herr xxx” - was ziemlich blöd ist. Mit Datenschutz hat das jedenfalls nichts zu tun - ist eher in der Kategorie “Klingelschild”.
Sehe ich auch so wie bdsb.
Wenn es noch Material zum Vornamen gibt, würde ich mich freuen.
Übrigens: In Spanien habe ich schon vor 10 Jahren nur noch Nummern auf Klingelschildern erlebt. Der DS macht uns paranoid. Oder sind die Gefahren wirklich so groß?
Jahrelang hat die Putzfrau für clean desk policy und für weg-vom-Papier herhalten müssen. Mir ist in 20 Jahren kein einziger Fall von Datenklau durch Reinigungspersonal untergekommen. Euch?
Nein, der DS macht uns nicht paranoid - nur Leute, die den Sinn nicht verstehen.
Und die Putzfrau ist vorrangig auch kein Datenschutzproblem, sondern eher ein Unternehmensspionage-Problem. Und ja - solche Fälle gibt es immer wieder.
Zum Glück geht der Trend immer mehr zum papierlosen Büro, so dass in vielen Büros schon gar kein Papier mehr herumliegt. Jetzt müssen die Leute nur noch die Bildschirme sperren, wenn sie weggehen …
Jipp da müssen dann die Spionierenden keine Putzleute mehr beauftragen sondern ziehen sich die Infos direkt und gesammelt aus der Cloud
Sorry, den konnte ich mir nicht verkneifen da zur Zeit grade bei Microsoft Schlüssel verbummelt wurden und Schlösser defekt sind/waren. Kommunikation dazu=0
Je mehr wir zentral lagern, um so gefährdeter sind die Daten obwohl sie eigentlich höheren Schutz haben.
Es gab was in Gola/Wronka, Handbuch Arbeitnehmerdatenschutz; Rn. 857 ff.
Mir würde sich erstmal die Frage stellen, auf welcher Grundlage der BR hier überhaupt ein Mitspracherecht hat. Fasst man es mal weiter, könnte er sich auch gegen die Nennung der Durchwahl eines Beschäftigten aussprechen.
Ansonsten gibt es Art. 6 I f DSGVO für, der bereits für bestimmte Veröffentlichungen sogar im Internet ausreicht.
Vielen Dank für die Rückmeldungen. Inzwischen habe ich folgendes zusammengetragen:
einerseits:
Die Vornamen sind ggf. nicht erforderlich, wenn andere Angaben zur Identifikation ausreichen Art 5 I c DSGVO
andererseits:
Die DIN 5008 sieht immer noch die Angabe von Vor- und Nachnamen der BearbeiterInnen im Informationsblock von Geschäftsbriefen vor.
Wenn auch die E-Mail-Adressen der SB Vor- und Nachnamen beinhalten, würde das Schutzziel ohnehin nicht voll erreicht.
Das BAG hat am 8.6.1999 entschieden, dass die AG-Weisung zur Verwendung des Vornamens in Geschäftsbriefen nicht mitbestimmungspflichtig ist. Zur Frage des DS hat es leider nichts gesagt.
Das LAG Schl-H hat am 23.1.2008 entschieden:
Die im Interesse einer transparenten, bürgernahen öffentlichen Verwaltung erteilte Anweisung an Sachbearbeiter/innen des Bereiches Familienhilfe / Jugendamt, auf ausgehenden dienstlichen Schreiben den Vornamen anzugeben und eine aus Vor- und Namen zusammengesetzte dienstliche E-Mail-Adresse zu benutzen, verletzt in der Regel nicht das Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer. Etwas anderes gilt lediglich dann, wenn dem konkret Sicherheitsbedenken entgegenstehen.
Nach einer [Stellungnahme des LfD NS vom 9.3.2017](file:///C:/Users/310212/Downloads/170308_Info_Personaldaten_im_Internet%20(1).pdf) dürfen bei bestimmten Funktionsträgern u.a. Vor- und Nachname ohne deren Einwilligung im Internet veröffentlicht werden.
Das entspricht einem Urteil des BVerwG vom 12.8.2008 2 B 131.07 nach dem Behörden im Rahmen ihres organisatorischen Ermessens auch ohne ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung befugt sind, außenstehenden Benutzern einen Hinweis auf die zuständigen Personen (Beschäftigte) zu geben.
Im Umkehrschluss sind im Schriftverkehr auch die Vornamen der zuständigen SB zulässig, weil weniger Risiko.
An Rande: Nach der Orientierungshilfe des BfDI über Personal- und Haushaltswirtschaft von 17.3.2006 (offenbar immer noch gültig) gehört der Vorname zu den Funktionsträgerdaten (= Informationen über Funktion und Erreichbarkeit.)
wer einen Vornamen hat, der zur Diskriminierung einläd, hat auch oft so einen Nachnamen.
wenn ich nicht erkennen kann, welches Geschlecht meine KommunikationspartnerIn hat, schreibe ich immer
sehr geehrte Frau …
Mit Vorname Nachname als genereller Regelung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und entsprechende Transparenz wären für mich ein gangbarer Weg.
Kenne ich auch aus der Praxis, nicht nur bei Geschäftsbriefen, sondern beispielsweise auch bei Namenschildern.
Da @iDSB nun ja auch explizit zu unseren Erfahrungen fragt:
Gibt es eine generelle Regelung und Transparenz, dann ist das Interesse des Verantwortlichen (des Arbeitgebers) definiert, und die Beschäftigten haben ein Widerspruchsrecht, wenn sie ein aus ihrer Sicht höher zu bewertendes Interesse vertreten.
Solche Fälle sind mir auch bekannt, und siehe da: Es gibt durchaus auch Arbeitgeber oder faire Personalverantwortliche, die durchaus kompromissbereit sind und Ausnahmen von der Regel zulassen.
Konkrete Fälle aus meinem Erfahrungsbereich:
Eine Dame, deren Name nicht so häufig vorkommt, dass man ihr nicht im Internet hätte “hinterher recherchieren” können, wurde von aufdringlicher Kundschaft zwecks privater Kontaktanbahnung so belästigt, dass sich der Personalchef darauf eingelassen hat, dass sie auf ihrem Namensschild ihren Geburtsnamen (irgendein Name, der sehr häufig vorkommt, Müller, Schmitt … egal) hat angeben dürfen.
Wenn jemand halbwegs plausibel darlegen konnte, dass die Vorname-Nachname-Kombi wirklich blöd klingt, dass es nur 80 % der täglichen Kundschaft gelingt, da keinen blöden Spruch zu machen, gab es kein großes Gewese bzgl. förmlichem Widerspruch, sondern es hieß: Ok, plausibel, Sie bekommen ein neues Namensschild - möchten Sie den Vornamen abgekürzt haben oder sollen wir stattdessen die Anrede draufschreiben? Pragmatische Lösung.
Bei einer Dame mit viel Kundenkontakt und wenig Entscheidungsbefugnissen hat man sich darauf geeinigt, dass sie nach außen nur mit den ersten beiden Silben ihres schwierig auszusprechenden und sechssilbigen Nachnamens auftreten darf. Im Grunde ein vernünftiger Deal, wenn es das “berechtigte Interesse” des Arbeitgebers ist, dass der Kundschaft eine namentliche Ansprache möglich sein soll, um eine persönliche, freundlichere Atmosphäre zu schaffen. Hier war der Name lt. Perso ein echtes Kommunikationshemmnis.
Was ich nicht verstanden habe:
Geht es dem Betriebsrat um Datenminimierung um jeden Preis?
Warum ausgerechnet an dieser Stelle? Falls es ein Bertriebsrat ist, der sich auch an anderer Stelle für den Beschäftigtendatenschutz verwendet und auf der Matte steht, wenn Intransparenz bei der Verabeitung von Beschäftigtendatenschutz herrscht - okay.
Was ist denn mit anderen Interessen der Belegschaft und anderen Persönlichkeitsrechten? Datenminimierung ist doch gerade in diesem Kontext kein Wert für sich. Anrede oder Vorname anzugeben erleichtert ggf. die Interaktion mit anderen.
Allein in meinem direkten Arbeitsumfeld sind wir gleich vier Kolleg:innen, die keine geschlechtlich eindeutige Stimmlage haben - ich finde es eher bequem, nicht ständig dazusagen zu müssen, ob ich mit Herr oder Frau angeredet werden möchte. Aber das nur mal am Rande.
Vielen Dank Trinity für die hilfreichen Ausführungen und die Beispiele.
Zu Deiner Frage: unser Betriebsrat ist groß und generell sehr engagiert - auch zum Beschäftigtendatenschutz.
