mir stellt sich momentan folgende Frage, auf die ich keine genaue Antwort finde.
Zur Zeit befinde ich mich in der Einrichtung für ein Unterweisungsprogramm für alle Mitarbeiter. Da einige Mitarbeiter keine dienstliche Mailadresse haben, benötige ich von diesen ihre private Mailadresse, da das Programm ansonsten nicht komplett mit allen Möglichkeiten genutzt werden kann.
Wie sieht das mit der Erhebung der privaten Mailadresse aus? Benötige ich hierfür von den entsprechenden Mitarbeitern eine Einwilligungserklärung oder genügt die Inforamtion, bei der E-Mailabfrage/anforderung, dass diese für den Zweck gespeichert werden und dem jederzeit ohne Angaben von Gründen widersprochen werden kann.
Wer hat euch denn das eingeredet? Das ist doch kein Problem, und im Gegensatz zur Nutzung privater Mailadressen auch ohne Einwilligung der Mitarbeiters völlig legal.
Wer schreibt denn solche Programme? Da rollen sich mir als Entwickler doch die Fußnägel hoch.
Mal abgesehen davon: Wenn ich mir vorstelle, ich maile euch als Geschäftspartner an und werde dann an einen Mitarbeiter mit seiner privaten Mailadresse verwiesen - schönen Dank auch, das war’s dann für uns.
Wenn der Arbeitgeber Beschäftigte über ihr privates E-Mail-Konto ansprechen will, braucht er deren Einwilligung. Mit hohen Anforderungen an die Freiwilligkeit. D. h. es müsste auch ohne private Adressen gehen.
Er sollte ihnen besser eine betriebliche Mailadresse geben. Falls sie keinen direkten Zugriff auf die betriebliche Infrastruktur haben, per Web-Oberfläche.
Dann muss er immer noch damit rechnen, dass Beschäftigte über kein passendes Endgerät verfügen. Dafür müsste er ihnen auch das stellen. Oder eben auf Papier.
Wäre noch die Nutzungszeit zu klären, die normalerweise während der Arbeitszeit sein müsste. Falls der Erfolg der Unterweisung an der Person festgemacht wird, Mitbestimmung beachten (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung).
D., der als Notlösung betriebliche Geräte einplanen würde, mit denen sie am Arbeitsplatz an der Unterweisung teilnehmen können.
Die Unterweisung an sich funktioniert auch ohne Mailadresse, aber der Informationsfluss z.b. Mitteilung von neu zugeordneten Unterweisungen funktioniert über die Mailadresse. D.h. wer die private Mailadresse nicht angeben möchte, dann ist es so, dann muss er halt z.B. auf diese Funktion verzichten.
Die Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem Endgerät haben und ihr privates dafür nicht nutzen möchten, denen wird für die Zeit der Unterweisung eins zur Verfügung gestellt.
Durch die Mitbestimmung ist das ganze bereits.
Das heißt nun ich werde ein Einwilligungsschreiben aufsetzen und mit der Information den Mitarbeitern zukommen lassen.
Wenn immer wieder was kommt, können die Leute auch regelmäßig rein schauen, ob es Neues gibt. Dann brauchen sie für die Benachrichtigung nicht so dringend eine Mailadresse.
Evtl. regelmäßig auf dienstlichem Weg anstupsen.
D., der dann die Einwilligung zum Verarbeiten der privaten Adresse als eine von mehreren Möglichkeiten sieht. Mit genügend Ventilen (Alternativen) für die Freiwilligkeit.
die Mitteilung der priv. Mailadresse ist auch auf freiwilliger Basis vorgesehen, damit auch die Mitarbeiter alle Möglichkeiten des Programms nutzen können, verpflichtend wird dies nicht sein.
