Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Die Personalakte wird archiviert. Individuelle Löschfristen je Dokumentenkategorie sind hinterlegt. Innerhalb weniger Monate bewirbt sich der ehemalige Mitarbeiter wieder beim Unternehmen und tritt in Folge wieder in das Unternehmen ein.
Kann es aus Sicht der Datenschutz-Experten hier rechtmäßig sein die Personalakte (teilweise) wieder zu reaktivieren, sofern die Datenaktualität / -integrität sichergestellt ist? In Bezug auf Daten, die für das “neue Beschäftigungsverhältnis” nicht erforderlich sind, muss natürlich eine Trennung sichergestellt sein.
Ich habe bei einer teilweisen Reaktivierung irgendwie ein Störgefühl, kann es jedoch nicht stichhaltig begründen.
Gibt es in dem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten? Dort wäre die Frage gut platziert
Verlässt ein Mitarbeiter ein Unternehmen, stellt dies grundsätzlich den Wegfall des Verarbeitungszwecks im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses dar.
Art. 17 DSGVO sagt, dass bei Wegfall eines Verarbeitungszwecks personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, sofern es keine gesetzliche Verpflichtung für den Verantwortlichen gibt Daten von vorzuhalten.
Beim Verlassen des Unternehmens muss der Arbeitgeber folgendes umgehend löschen:
Abmahnungen/Ermahnungen
Bewerbungsunterlagen
persönliche Notizen
etc.
Andere Unterlagen unterliegen unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerechnet vom Ausscheiden an. Die Fristen betragen zwischen einem bis zehn Jahre:
Arbeitsverträge inkl. Ergänzungen/Veränderungen
Arbeitszeugnisse die ausgegeben wurden
Unterlagen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Sozialversicherungsnachweise
Nachweise von Zeit der Arbeitsunfähigkeit, sofern eine Fortzahlung des Entgeltes vorlag
Unterweisungen
etc.
Noch längere Aufbewahrungsfristen von 40 Jahren gibt es für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen (beim Betriebsmediziner; nach der letzten Untersuchung)
Sofern der Mitarbeiter in Bereichen mit Strahlenexposition beschäftigt waren können sogar deutlich länger Aufbewahrungspflichten existieren, die zum Teil bis Vollendung der 95. Lebensjahres vorgehalten werden müssen.
Da die Unterlagen mit längeren Aufbewahrungsfristen immer personenbezogen sind ist es aus meiner Sicht sogar notwendig, dass die alter Personalakte wieder reaktiviert wird.
Natürlich dürfen Unterlagen, die sofort zu löschen sind dann nicht mehr enthalten sein.
Das ist mir schon alles klar (auch, wenn ich nicht alle Ausführungen teile). Die Frage, die ich mir stelle (die vielleicht zu kleinteilig ist) :
Bei aktivem Beschäftigungsverhältnis ist grundsätzlich § 26 BDSG einschlägig. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses switcht die Rechtsgrundlage auf Art. 6 I c bzw. 6 I f DSGVO für die Daten, die ich rechtmäßig aufbewahre / aufbewahren muss. Kann denn dann bei Reaktivierung des Beschäftigungsverhältnisses die Datenverarbeitung einfach wieder auf Grundlage von § 26 BDSG erfolgen?
Aus dem Bauchgefühl heraus finde ich es, wie gesagt, irgendwie seltsam. Andererseits spricht selbst bei Annahme einer Zweckänderung auch Art. 6 IV nicht dagegen.
Falls jemand das seltsame Bauchgefühl nachvollziehen kann, gerne mal Bezug nehmen. Vielleicht ist das Bauchgefühl auch vollkommen falsch.
es handelt sich um die gleiche Person, deren personenbezogene Unterlagen aufgrund weiterer Rechtsnormen vom Verantwortlichen vorgehalten werden müssen.
Würde man eine komplett neue Akte anlegen, hätte man von ein und derselben Person zwei Personalakten, was aus meiner Sicht auch nicht in Ordnung ist.
Aus den Bewerberunterlagen, die in die alte neue Personalakte eingepflegt werden sollte ein vorheriges Beschäftigungsverhältnis hervorgehen. Damit ist die Reaktivierung der archivierten Personalakte aus meiner Sicht auch vor dem Hintergrund von Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG zulässig.
Unzulässig ist lediglich, dass Unterlagen, die bei Ausscheiden aus dem Unternehmen direkt gelöscht werden mussten noch in dem Archiv enthalten sind.
In dem Archiv dürften nur Unterlagen enthalten sein, für die es noch eine aktive rechtliche Begründung gibt. Alles Andere wäre ein Datenschutzverstoß wegen Missachtung von Art. 17 DSGVO.
Daher würde ich sagen Dein Bauchgefühl ist unbegründet. Das ist jedoch nur eine Vermutung ohne nähere Hintergründe zu kennen, die das Bauchgefühl auslösen.
Die Vereinbarkeit mit des neuen Zwecks mit den vorherigen Zwecken wird sich nicht zwangsläufig aus dem neuen Beschäftigungsverhältnis ergeben.
Das wäre deutlicher nachzuvollziehen, wenn die Bewerbung bzw. die neue Aufgabenstellung ausdrücklich an der alten Stelle anknüpft.
Nicht jedoch, wenn man in einem ganz anderen Tätigkeitsbereich oder Unternehmensteil eingesetzt wäre. Dann ist nur das frühere Beschäftigungsverhältnis an sich relevant; evtl. für Gesamtzeiten, Betriebsrente usw. Ohne Details, die mit der Tätigkeit verbunden waren.
Was nicht übernommen werden darf wären Daten, die schon hätten gelöscht werden müssen. Es war ja nicht erforderlich, sämtliche Daten für eine vieleicht-mal-Wiedereinstellung aufzuheben. Ist es nie.
