Eine Kollegin hat sich bei einer Behörde beworben, die daraufhin Einsichtnahme in unsere Personalakte haben wollte. Dies scheint zwischen Behörden wohl üblich zu sein. Wir sind aber keine Behörde, daher entweder die Kollegin nimmt selbst Einsicht (§ 83 BetrVG) und gibt die Kopien an die Behörde weiter, oder sie erteilt der Behörde eine ausdrückliche Vollmacht für sie Auskunft nach Art. 15 zu verlangen. Allerdings frage ich mich, ob einer solchen Vollmachtserteilung nicht möglicherweise die Freiwilligkeit der Willenserklärung fehlt, wenn man ohne Einsichtnahme in die Personalakte aus dem Bewerbungsverfahren ausscheidet.
Das hört sich dubios an. Kann ich mir nicht vorstellen, dass Behörden untereinander Personalakten tauschen. Sollte man nochmal verifizieren, ob das wirklich so ist.
Wenn dem tatsächlich so ist, sollte man mal die zuständige Aufsicht anfragen.
Krasses Verlangen… Was erwarten die zu finden? Viele der eingesehenen Sachverhalte würden zur
Auswahl für neue Stelle nicht erforderlich sein; dürften also von der Behörde nach ihrer Rechtsgrundlage für Bewerbungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. e DSGVO) nicht verarbeitet werden. Außerdem kann sich das Bekanntwerden des Wechselwunschs auf das aktuelle Beschäftigungsverhältnis auswirken.
Sauberer wäre es stattdessen, von der Bewerberin zu verlangen, konkrete Anforderungen nachzuweisen. Egal, woher sie die bringt; z. B. bei Einsichtnahme drucken.
Soll die Behörde direkt Daten aus der Personalakte bekommen, braucht der bisherige Arbeitgeber eine Einwilligung, für bestimmte Zwecke Daten an den Dritten (Behörde) übermitteln zu dürfen. Vorher wäre es ratsam, selbst mal rein zu sehen, ob was Nachteiliges drin stehen würde.
Gegenüber dem bisherigen ist die Einwilligung theoretisch freiwillig, weil sich die Verweigerung /der Widerruf ja nicht in seinem Verantwortungsbereich darauf auswirkt, beim neuen den Job zu bekommen.
Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist es nicht, weil die Zielsetzung nicht passt und die Auskunft meistens mehr als die Akte umfasssen würde.
D., der sich immer noch wundert…
Als ich mich vor einigen Jahren bei einer anderen Verwaltung erfolgreich bewarb, forderte diese meines Wissens von meiner Dienststelle auch die Personalakte an. Dies allerdings erst nachdem ich dem Grunde nach bereits für die Stelle ausgewählt wurde und die Auswahlentscheidung nur noch nicht rechtsverbindlich war. Es schien mir mehr eine letzte Formalie meiner neuen Behörde zu sein, um auf Nummer sicher zu gehen. Ich hatte seinerzeit auch von anderen gehört, dass die Anforderung der Personalakte bedeutet, dass die Versetzung unmittelbar bevorsteht. Ob das rechtlich sauber ist, weiß ich nicht, aber das eine Behörde bei Bewerbungen standardmäßig Personalakten anfordert, glaube ich nicht und wäre sicherlich auch rechtswidrig. Ganz abgesehen davon würde die Anzahl Bewerbungen wahrscheinlich einbrechen. Wer möchte schon, dass der Arbeitgeber offiziell Kenntnis bekommt, dass man einen anderen Arbeitgeber ins Auge gefasst hat.
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