Eine Bundesbehörde (kein Ministerium) verweigert mit pauschalem Verweis auf die DSGVO einem Beschäftigten die Anfertigung vollständiger Kopien aus seiner Personalakte. Vor dem Kopieren einzelner Seiten aus der Personalakte werden händisch mittels Tippex jeweils die Namen und Unterschriften anderer Beschäftigter unkenntlich gemacht.
So werden zum Beispiel stets Namen und Unterschrift des Verwaltungsmitarbeiters, der ein Mitwirkungsschreiben an den Personalrat verfasste (bezüglich einer Personalmaßnahme des davon betroffenen Beschäftigten), durch Tippex entfernt sowie auch Namen und Unterschrift des Personalratsvertreters im Antwortschreiben.
Durch die Verwendung des weißen Tippex ist auf den Kopien nicht mehr erkennbar, an welchen Stellen überhaupt Text unkenntlich gemacht wurde. Einer Kopie kann hierdurch auch wichtige Informationen fehlen, z.B. ob die tatsächlich zuständigen Personen der Verwaltung und des Personalrats involviert waren und gültige Unterschriften auf den Schreiben vorhanden sind.
Wie ist dieses Vorgehen der Bundesbehörde rechtlich zu bewerten? Diese Frage scheint von grundsätzlicher Bedeutung zu sein für alle Beamten und Arbeitnehmer in Deutschland und ihr rechtlich bisher umfassendes Einsichts- und Kopierrecht bei Personalakten.
Gibt es vielleicht sogar eine aktuelle Orientierungshilfe (OH) zu dieser Thematik? Danke!
“Pauschal” sollte nicht sein. Es wäre dann schon genau zu begründen, warum keine komplette Auskunft erfolgt.
DSGVO Artikel 15 Abs.4: “Das Recht auf Erhalt einer Kopie gemäß Absatz 3 darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.” Dieser Passus kann zu Schwärzungen oder Nichtauskunft führen. Das wäre im Einzelfall zu prüfen.
Vorab: Das Auskunftsrecht ergibt sich bei Personalakten direkt aus § 110 BBG bzw. § 3 Abs. 5 TVöD Bund.
Ergibt sich aber zudem aus DSGVO oder BDSG, dass eine Anonymisierung von Kopien aus der eigenen Personalakte rechtlich notwendig sein könnte? Ein Mitarbeiter ist grundsätzlich zur Geheimhaltung verpflichtet und wird wohl rechtlich als Miteigentümer an den Inhalten seiner Personalakte betrachtet.
Von Dokumenten, die wie im Eigentum sind, sollte man vollständige Kopien erhalten dürfen, ohne dass Rechte oder Freiheiten Dritte betroffen sein könnten?
Bin zwar kein Beamter, habe aber mal geguckt: es geht um Einsichtnahme, lediglich der Tarifvertrag murmelt was von Kopien. Tarifparteien können aber nicht rechtliche Regelungen aushebeln. Am einfachsten fragt man bei der Gewerkschaft oder Personalrat dazu.
Es ist (primär) auch kein DS-Thema … das wäre eine Auskunftsanfrage.
Aus meiner Sicht ist das ein guter Fall, um sich an den BfDI zu wenden. Die Reichweite von Art. 15 Abs. 4 DSGVO ist zwar umstritten, aber mit Blick auf die Guidelines 01/2022, Rn. 171ff (vor allem example 1) zum Auskunftsrecht ist die Beauskunftung von reinen Bearbeiterdaten in der Regel weniger schutzwürdig und nicht zwingend aus der Auskunft herauszunehmen.
Das ist aber schon seltsam, finde ich. Jeder Bescheid enthält den Namen, dienstliche Tel., Mail und ggf Adresse der Person die es beschieden hat und ggf. weiterer mitzeichnender Personen. Es bekommen die Mitarbeitenden doch auch z.B. die Umsetzungsverfügung/Höhergruppierung ebenfalls mit allen Mitzeichnenden. Das ist wirklich seltsam
Hinzu kommt, dass der EuGH inzwischen mehrmals einen umfassenden Auskunftsanspruch (in begründeten Fällen) hinsichtlich Personalnamen nach der DSGVO bestätigte, z.B. EuGH, 12.01.2023, Az. C-154/21, sowie EuGH, 22.06.2023, Az. C-579/21. Auch das gerne referenzierte Urteil des LAG Baden-Württemberg vom 20.12.2018, Az. 17 Sa 11/18, entschied bereits 2018 nach der DSGVO gegen die nachträgliche Unkenntlichmachung von Kopien aus der Personalakte.
Sachsen-Anhalt hat folgende Regelungen in Bezug auf die Auskunft/ Einsicht in die Personalakte…
§ 87 LBG LSA -Auskunft
(1) Das Recht der Beamtin oder des Beamten auf Auskunft gemäß [Artikel 15 der Verordnung (EU) 2016/ 679] umfasst auch das Recht auf Einsicht in die vollständige Personalakte. Dies gilt auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses. Der Beamtin oder dem Beamten ist auf Verlangen eine vollständige Kopie oder ein Auszug aus der Personalakte zur Verfügung zu stellen. Dies gilt entsprechend für automatisiert gespeicherte Personalaktendaten.
Eindeutig geregelt, gibts in den anderen Ländern bestimmt auch. Da das DSAG LSA (Datenschutzgesetz des Landes Sachsen-Anhalt) im Kontext der Beschäftigtendaten auf das LBG LSA verweist, gilt diese Regelung auch für alle anderen Gruppen, sprich für Azubis, Arbeiter und Angestellte.
