Hallo,
wie lange müssen Mails auf dem Server gespeichert werden?
Gibt es da eine ges. Pflicht und Mindestdauer? Falls ja, welche?
Danke.
Gruß
Mails? Gibt’s nicht. (Keine generelle Frist für Mails.)
Evtl. anhand bestimmer Dokumentationspflichten. Nämlich…? Dann aber wohl nicht für alle Mails.
Z. B. müssen “Handelsbriefe” (also vertragserhebliche Dokumentation) 6 Jahre aufbewahrt werden. (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB und § 147 AO). Falls diese Vertrags-Kommunikation nicht allein über E-Mail läuft, sondern z. B. auch als Brief oder als Vorgänge in Onlineshops, sind einzelne Mails besser beim kompletten Vorgang aufgehoben, statt sie über Jahre aus verschiedenen Funktions- und persönlichen Postfächern zusammensuchen zu müssen.
(Nicht speziell Mail, aber… Handelsbriefe sind nochmal ein besonderes Problem, weil der Vorgang auf den sie sich beziehen nicht unbedingt 6 Jahre nach dem Dokumentdatum gelöscht werden darf. Z. B. wenn ein Folgevertrag sich auf ältere Absprachen bezieht; wenn es bei Reklamationen hin und her geht, bis der Vertrag erfüllt ist. Dann das letzte Datum + Jahresablauf + 6 Jahre. Das kriegt NIEMAND flächendeckend korrekt hin. Nur mit pauschal zu langen Fristen.)
Daten (Mails), die keine konkrete Aufbewahrungspflicht trifft, sind nach Ablauf ihrer zulässigen Zwecke zu löschen (Art. 17 Abs. 1 DSGVO). Wer schaut wöchentlich /jährlich nach, dass nicht zu viel drin ist?
D., der empfiehlt, seine Dokumentationspflichten zu kennen, ihnen organisiert nachzukommen und alles Nötige so schnell wie möglich einem führenden System zuzuleiten. Dort lassen sich zusammengehörende Daten vollständig auffinden und anhand bestimmter Kriterien einfacher anpacken und z. B. löschen.