Forums-Wiki oder Beitragszusammenfassungen / Ein Versuch

Dies ist ein Versuch: Diese (und u.U. weitere) Zusammenfassung(en) soll(en) dazu dienen, Themen und Erkenntnisse des Forums zusammenzufassen und so redundante zu Beiträge vermeiden. Anfrage an die Mods: Prüft doch bitte inwieweit man eine eigene Kategorie daraus machen kann / will. Wir hatten das hier angeregt.
Mitforisten: Meinungen und Feedback zum Versuch oder zum Inhalt, immer gerne…

@anzolino : Ich habe es einmal hier gepostet.

Anfertigen von Mitarbeiterfotos durch den Arbeitgeber mit dem Zweck diese für ein breites Spektrum an Werbe- und Marketingmaßnahmen zu verwenden

Verfasst von: Azolino / Lacrosse

Situation: Ein Arbeitgeber möchte von Mitarbeiter*innen Fotos anfertigen und diese für eine Vielzahl von Zwecken einsetzen, die der Außendarstellung und Imageförderung des Unternehmens dienen (und somit mittelbar der Absatzförderung) oder auch intern (z.B. Intranet) verwendet werden. In der Praxis stellt man üblicherweise das Bestreben fest, die Zweckbestimmung möglichst allgemein zu halten.

Relevanz / Häufigkeit der Verarbeitungstätigkeit in “DSB-Alltag”:
Es handelt sich um einen “Klassiker”, der mit beständiger Regelmäßigkeit vorkommt.

Beispiele für Kanäle auf denen eine Veröffentlichung üblicherweise stattfinden soll

  • Unternehmens-Homepage,
  • Social Media (z.B. Facebook, Instagram usw.),
  • Werbe(Anzeigen) oder sonstige Werbeformate,
  • Sonstiges Werbematerial wie z.B. Flyer
  • Präsentationen bei Kunden,
  • unternehmensintern (Organigramm, Intranet),
  • usw.

Quelle(n):

Einordnung

Es werden personenbezogene Daten (pbD) verarbeitet (Foto; ggf. Name und Kontaktdaten), damit ist der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet. Es ist somit eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitungstätigkeit erforderlich.

Des Weiteren können auch Dritte (oder Auftragsverarbeiter) an der Verarbeitung beteiligt sein bzw. sind Empfänger der Daten.

Beispiel(e) für die Beteiligung Dritter

  • Werbe(Anzeigen) oder sonstige Werbeformate: Je nach Werbeart und -form: Werbeagentur, Kreativagentur, Druckerei usw.
  • Sonstiges Werbematerial wie z.B. Flyer: s.o.
  • Fotograf (ggf. extern / Gehilfe) der die Fotos anfertigt, speichert, aufbereitet

Datenschutzrecht

Das BDSG ist geltendes Recht im Beschäftigtenkontext (§1 Abs.1 BDSG). Die Öffnungsklausel in Art.88 Abs.1 DSGVO räumt dem nationalen Gesetzgeber die Festlegung spezifischerer Vorschriften in Form von Rechtsvorschriften oder Kollektivvereinbarungen ein. Eine solche Rechtsvorschrift wurde mit dem § 26 BDSG geschaffen, der vorrangig im Rahmen von Datenverarbeitungen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gilt.

§ 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung von pbD für die Durchführung eines Beschäftigtenverhältnisses. Allerdings dürfte das Anfertigen von Mitarbeiterfotos regelmäßig eben nicht für die Durchführung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sein - dieser Umstand dürfte auf die Mehrzahl der üblichen “normalen Bürjobs” anwendbar sein.

Natürlich kann es auch Ausnahmen bei denjenigen Berufsgruppen geben, bei denen die Veröffentlichung von Fotos arbeitsvertraglich geregelt oder erforderlich ist, wie z.B. einem Fotomodel.

Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung stellt gem. Art.6 DSGVO die Einwilligung dar. §26 Abs.2 BDSG spezifiziert die Anforderungen an eine solche Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis.

  • Besondes relevant ist die Freiwilligkeit (§26 Absatz 2 Satz 1 BDSG), es ist die freie Entscheidung des Beschäftigten einzuwilligen. Dies wird auch dadurch deutlich, dass das Abhängigkeitsverhältnis zwischen Beschäftigten und Arbeitgeber ausdrücklich im Gesetzestext erwähnt wird (Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer siehe auch: ErwG 43 DSGVO). Nach Ansicht der DSK ist die Freiwilligkeit nicht mehr gegeben, sofern sich der Beschäftigte gedrängt oder gezwungen sieht, zuzustimmen. Auf eine Zwangausübung kommt es dabei nicht an
  • Formerfordernis: Elektronisch oder schriftlich. Nach Ansicht der DSK wird hier die Nachweispflicht des Arbeitgebers in Art. 7 Absatz 1 DSGVO konkretisiert
  • Widerrufsmöglichkeit, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. § 26 Absatz 2 Satz 4 BDSG verweist hier auf Art. 7 Absatz 3 DSGVO
  • § 26 Absatz 2 Satz 2 BDSG nennt folgende Kriterien, die für die Freiwilligkeit einer Einwilligung sprechen: (i) rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil für den Beschäftigten oder (ii) Arbeitgeber und beschäftigte Person verfolgen gleichgelagerte Interessen.
    Allgemeine Beispiele für wirtschaftliche Vorteile (laut DSK): Gestattung Privatnutzung Firmenwagen, Telefone und EDV-Geräte.
  • Anmerkung: Eine Einwilligung muss eingeholt werden, bevor die Fotos angefertigt werden

Auch für unternehmensinterne Zwecke werden oftmals Mitarbeiter-Fotos angefertigt: Bei der Verwendung von Mitarbeiterfotos im Intranet oder in Organigrammen zur Visualisierung von Ansprechpartnern muss ebenfalls auf den §26 BDSG zurückgegriffen werden. Auch solche unternehmensinternen Veröffentlichungen können regelmäßig nicht als erforderlich für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses angesehen werden (Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung).

Anwendung des KunstUrhG:
Nach Ansicht verschiedener Aufsichtsbehörden ist bei Veröffentlichungen von Bildern ein Rückgriff auf das KunstUrhG nur noch zu journalistischen, künstlerischen, wissenschaftlichen oder literarischen Zwecken möglich (vgl. auch Art.85 DSGVO). Da eine Außendarstellung oder Stärkung des Firmenimages jedoch nicht unter diese Zwecke eingeordnet werden kann, unterfällt die Verarbeitung von Mitarbeiterfotos dem BDSG und der DSGVO.

Fazit: Das Anfertigen von Mitarbeiterfotos kann i.d.R. nicht auf § 26 BDSG gestützt werden. Eine Einwilligung kommt zwar als Rechtsgrundlage in Frage, hat allerdings einige Nachteile. Sofern das Budget für diverse Werbe- und Marketingmaßnahmen aufgebracht wird, sollten Unternehmen abwägen, ob es nicht der rechtssichere Weg ist, die MA zu vergüten ggf. zudem eine vertragliche Regelung zu verwenden.

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Erst einmal allgemeines Feedback zu deiner Idee:

Ich kann einem Wiki auch sehr viel abgewinnen, aber ich glaube, man muss auf die Trennung der Plattformen achten: Aus einem Forum kann man kein Wiki machen. Vielleicht ist dann die Mitarbeit im Datenschutz-Wiki der bessere Weg. Die dortigen Inhalte scheinen aber größtenteils nicht wirklich aktuell zu sein.

Und nun inhaltlich:

Ein großes Praxisthema. Hinsichtlich der Rechtsgrundlage muss differenziert werden: Für außenwirksam tätige Mitarbeiter (Pressestelle, Marketing, Vertrieb) kann diese Form der Öffentlichkeitsarbeit ja durchaus Teil des Arbeitsvertrags sein und daher über § 26 Abs. 1 BDSG gerechtfertigt sein. Im Übrigen würde ich auch von der Möglichkeit der Einwilligung (unter den besonderen Bedingungen im Beschäftigungskontext) ausgehen.

Im Rahmen einer Beratung würde ich dagegen aber immer empfehlen, stattdessen einen Model-release-Vertrag mit dem Mitarbeiter abzuschließen. Die Fotos werden damit selbstständiger Vertragsinhalt und man umgeht die Widerruflichkeit der Einwilligung, die mir im Zweifel aus praktischen Gründen (Unkenntlichmachung etc.) die Öffentlichkeitsarbeit ordentlich verhageln kann. Rechtsgrundlage wäre dann Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO i.V.m. dem Vertrag. Und für seine Bereitschaft bekommt der Mitarbeiter dann eine kleine Belohnung a.k.a. Vergütung. Das kann ja auch ein Gutschein für was auch immer sein. Die Gegenleistung darf aus meiner Sicht aber nicht unmittelbar mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben (extra Urlaubstag oder so).