Einwilligung für Fotos von Mitarbeitern?

Hallo Leute,

folgende Anfrage hat mich erreicht und ich weiß nicht 100% wie ich damit umgehen soll, mir ist das 1. viel zu pauschal und 2. wäre doch zum Beispiel ein Fotovertrag sinnvoller oder? Wie kann ich das angehen und antworten? Vielen lieben Dank Im Voraus für die Antworten.

Am 07. + 08. Juli machen wir von ca. 127 Personen Bilder für unsere neue Homepage.

Der Abteilungsleiter hätte dafür gerne zur Absicherung nochmal ein extra Datenschutzformular, was die Mitarbeiter während dem Shooting ausfüllen.

Können Sie mir das bitte auf Basis des bereits vorhandenen Formulars, hatten Sie mal für Frau Müller
erstellt, anpassen?

So, dass die Bilder der MA quasi für „alles“ nutzen darf. In dem Fall auf jeden Fall Homepage, Social Media, ggf. Anzeigen, in denen wir die Kontaktdaten der Mitarbeiter angeben, Flyer wie z.B. Ansprechpartner für ausgewählte Großkunden, sonstige Werbeformate usw.

Das muss für den Mitarbeiter freiwillig sein.

Hiermit willige ich ein, dass die mein Lichtbild auf der Internet-Seite (www..com) sowie im Rahmen von Werbemaßnahmen verwenden darf.

Mir ist bewusst, dass das Foto bei der Veröffentlichung im Internet weltweit abrufbar ist. Eine Weiterverwendung dieser Fotos durch Dritte kann daher nicht generell ausgeschlossen werden.

Ich gebe diese Einwilligung freiwillig ab und mir ist bewusst, dass ich diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.

Die Einwilligung erlischt automatisch mit meinem Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Ja, das “alles” ist schon sehr allgemein, daher ein paar punkte aufzählen wie vorgeschlagen.

Ansonsten ist der Punkt der Freiwilligkeit noch schwierig im Arbeitsverhältnis. Wir habe es daher so gemacht, dass die Mitarbeiter einen Gegenwert haben. Sie dürfen diese Fotos auch zu eigenen Zwecken nutzen.

Ansonsten (aber das will ihrere Firma offenbar nicht) haben wir noch Checkboxen für diverse Anwendungen / Zwecke (intern: Präsentationen bei Kunden, Ausschreibungen etc und extern insbesondere Werbemaßnahmen und Social Media)

Aus dem Text könnte man lesen, dass der Mitarbeiter komplett alle Rechte an dem Bild für die Zukunft abgibt, siehe das Fett dargestellte. Also, das Unternehmen darf das Bild auch verkaufen. Da sollte man klarer darstellen, ob das dazugehört oder ob das ausgeschlossen ist.

Und wie soll das denn mit der Widerrufbarkeit und dem Erlöschen bei Ausscheiden aus Unternehmen praktisch funktionieren? Das wird nicht umsetzbar sein - dann müssen ja regelmäßig alle Bilder in Flyern bzw. auf der Webseite daraufhin überprüft werden, ob der 3. Kopf links noch im Unternehmen ist bzw. zwischenzeitlich widerrufen hat.

Ich würde eher statt mit Einwilligung so agieren:
Information, wir machen Fotos zu folgenden Zwecken (…) Wer das nicht möchte, wird nicht fotografiert.

Eine weitere Ergänzung:

Soll das eine Art Einwilligung sein?

Zu allgemein und pauschal. Nach m.E.kassiert jede Aufsicht diese “Einwilligung”. Zumal hier Dritte die Bilder zu eigenen Zwecken verarbeiten (z.B. Social Media). Wurde darauf hingewiesen?

Was macht das Unternehmen, wenn Mitarbeiter*innen ihre Einwilligung (geht man einmal davon aus, dass es sich um eine rechtskonforme Einwilligung handelt) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen? Wie bekommt man die Fotos wieder aus den diversen Systemen, wenn der Betroffene von seinem Recht auf Löschung nach Art. 17 (1) lit. b) DSGVO Gebrauch macht.

Ich würde einmal anzweifeln, dass die Bedingungen an eine Einwilligung nach Art. 7 DSGVO erfüllt sind.

Warum die Mitarbeiter*innen nicht vergüten (z.B. Gutschein) und keine Einwilligung als Rechtsgrundlage verwenden? Nachdem was ich gelesen habe, wird ohnehin einiges an Budget für diverse Werbe- und Marketingmaßnahmen aufgebracht. Und das stellt man dann auf die Einwilligung von circa 127 Individuen, die es sich jederzeit anders überlegen können? Das ist am falschen Ende gespart.

Ich möchte zum Thema Einwilligung ergänzen, dass diese bei einem Machtungleichgewicht (Arbeitnehmer <-> Arbeitgeber) schwierig zu erteilen ist. Da muss der Arbeitgeber nachweisen dass kein Druck ausgeübt wurde und die Entscheidung von den Mitarbeitern freiwillig getroffen wurde.

(Siehe Erwägungsgründe 42 ff.)

Ich fasse das Thema für zukünftige Anfragen wie folgt zusammen, mit einigen Ergänzungen. Ich bitte meine Mit-Foristen um Korrekturen, Anmerkungen…

Anfertigen von Mitarbeiterfotos durch den Arbeitgeber mit dem Zweck diese für ein breites Spektrum an Werbe- und Marketingmaßnahmen zu verwenden

Situation: Ein Arbeitgeber möchte von Mitarbeiter*innen Fotos anfertigen und diese für eine Vielzahl von Zwecken einsetzen, die der Außendarstellung des Unternehmens dienen und somit mittelbar der Absatzförderung. Die in diesem Beitrag geschilderten Zwecke sind in der Praxis typisch für eine möglichst breite und unspezifische Zweckbestimmung.

Beispiele “Verwendungszwecke” (Art der Verarbeitung / Veröffentlichung), diese werden i.d.R. miteinander kombiniert

  • Homepage,
  • Social Media,
  • Werbe(Anzeigen) oder sonstige Werbeformate,
  • Sonstiges Werbematerial wie z.B. Flyer
  • Präsentationen bei Kunden (nicht im ursprünglichen Beitrag genannt)

Ansicht des Forums

Es werden pbD verarbeitet (Foto; ggf. Name und Kontaktdaten). Diese werden auch durch Dritte (oder Auftragsverarbeiter) verarbeitet. Einige Beispiele, die aus dem Kontext erschlossen werden können oder explizit genannet wurden:

Umfang

  • Homepage: Dies kann bedeuten, je nach Arbeitsteilung, dass ggf. der Hoster des Webservers, die betreuende Agentur für die Webseite usw. die Fotos erhalten. I.d.R. sollte hier ein AV-Verhältnis vorliegen
  • Social Media: Dies bedeutet, dass Dritte die Fotos zu eigenen Zwecke verarbeitet. Insbesondere bedeutsam ist, dass Social Media Betreiber sich in den Nutzungsbedingungen Nutzungsrechte an Fotos einräumen
  • Werbe(Anzeigen) oder sonstige Werbeformate: Je nach Werbeart und -form: Werbeagentur, Kreativagentur, Druckerei usw.
  • Sonstiges Werbematerial wie z.B. Flyer: s.o.
  • Fotograpf (ggf. extern) der die Fotos anfertigt, speichert, aufbereitet

Es ist eine Rechtsgrundlage erforderlich (Siehe Art. 6 DSGVO) . Sofern man eine Einwilligung als Rechtsgrundlage in Betracht zieht, ergeben sich folgende Anfordrungen / Erfordernisse:

  • Einwilligung Art. 7 DSGVO
  • Eindeutige, bestätigende Handlung; unmissverständlich ErwG 32 DSGVO
  • Konkret, informierte Weise ErwG 32 DSGVO
  • Einfache Sprache ErwG 42 DSGVO
  • Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ErwG 43 DSGVO; dies ist in Bezug auf das Kriterium Freiwilligkeit zu berücksichtigen
  • Widerrufsmöglichkeit, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 (1) lit. b) DSGVO
  • Erlöschen bei Ausscheiden aus Unternehmen

Fazit: Es besteht die Ansicht, dass eine Einwilligung zwar als Rechtsgrundlage in Frage kommt, allerdings einige Nachteile existieren. Sofern das Budget für diverse Werbe- und Marketingmaßnahmen aufgebracht wird, sollten Unternehmen abwägen, ob es nicht der rechtssichere Weg ist, die MA zu vergüten bzw. zudem eine vertragliche Regelung verwenden.

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Zunächst einmal möchte ich darauf aufmerksam machen, dass dies ein öffentliches Forum ist und das Posten firmeninterner Anfragen gegen evtl. Verschwiegenheitspflichten verstoßen kann. Außerdem sehe ich keine Rechtsgrundlage für die Offenlegung von Mitarbeiternamen.

Zum Thema:
Beschäftigtendatenschutz wird in §26 BDSG geregelt. Und weil das Thema seit Jahrzehnten aktuell ist, muss das Rad nicht neu erfunden werden: https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/recht-am-eigenen-bild/ => Letzter Punkt: Fotografieren im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

@bdsb: Standardtext 2.0? *duck*

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Die obige Zusammenfassung ist momentan inkorrekt.

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Ich stimme zu. Allerdings hält sich dieses Thema hartnäckig…

Hmm, ich sehe keine Unkorrektheit, lediglich eine andere Ausformulierung des LfDI RP und natürlich ist es korrekt auf § 26 BDSG nF zu verweisen - dieser wiederum referenziert (stellenweise) auf die DSGVO.

(…) In allen anderen Fällen benötigt der Arbeitgeber eine Einwilligung des Beschäftigten bevor er ein Foto von diesem anfertigt und veröffentlicht. Die im Beschäftigungsverhältnis oft problematische Freiwilligkeit der Einwilligung kann in der Regel angenommen werden, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird (…)

Die Auffassung der DSK hingegen bringt eine striktere Auslegung zum Ausdruck. Teilweise wird dort, wie in der Zusammenfassung, auf die genannten Quellen, Kriterien (ErwG; Artikel in der DSGVO) verwiesen.

(…) Beschäftigungsverhältnis kommt eine wirksame Einwilligung regelmäßig nicht in Betracht. Nur ausnahmsweise können Beschäftigte in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch ihre Arbeitgeber einwilligen. Rechtswirksam ist diese Ein-willigung nur, wenn sie freiwillig erteilt wird (vgl. Ar-tikel 7 DS-GVO in Verbindung mit Erwägungsrund 43). (…)

Die Öffnungsklausel in Art.88 DSGVO räumt dem BDSG als spezifischere nationale Vorschrift den Vorrang ein. Die Anwendung des BDSG ist somit keine Beiläufigkeit. Das BDSG ist geltendes Recht im Beschäftigtenkontext (§1 Abs.1 BDSG) und das macht die Verweise auf die DSGVO in der Zusammenfassung inkorrekt. Jede nationale Vorschrift referenziert auf die DSGVO, denn diese steckt als unmittelbar geltendes Recht den Rahmen ab. Auch das BDSG enthält Verweise auf die DSGVO. Eine Wiedergabe unmittelbar geltender Verordnungsbestimmungen ist unzulässig, darum wird der Gesetzestext nicht wiederholt sondern darauf verwiesen. Das BDSG kann konkretisieren / spezifizieren, aber es darf Zweck oder Wirkung der DSGVO nicht verändern (http://hdr.bmj.de/page_b.5.html#an_289).

Die Hin- / Verweise der DSK auf die DSGVO verneinen die Anwendung des BDSG nicht, teilweise wird nur dessen Wortlaut wiederholt:

Damit wird zugleich die Nachweispflicht des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin im Sinne des Artikels 7 Absatz 1 DS-GVO konkretisiert.

Das ist ein Hinweis darauf, dass die Nachweispflicht nicht entfällt sondern näher bestimmt wird. Das BDSG enthält keine eigene Vorschrift zur Nachweispflicht, deswegen wird auf die DSGVO zurückgegriffen.

[…] der jederzeit mögliche Widerruf durch die Beschäftigten sowie die damit verbundenen Folgen nach Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO.

Wiederholung, Verweis in §26 Abs.2 Satz 4.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (siehe Artikel 9 Absatz 1 DS-GVO) […]

Wiederholung, Verweis in §26 Abs.3 Satz 1.

§ 26 Absatz 5 BDSG enthält einen Verweis auf Artikel 5 Absatz 1 DS-GVO (Verarbeitungsgrundsätze).

Stimmt.

Auf das Vorhandensein einer zumindest strukturierten Sammlung von Daten (Dateisystem) im Sinne des Artikels 4 Nummer 6 DS-GVO kommt es daher nicht an.

Das ist eine Positionierung der Aufsichtsbehörden bzgl. §26 Abs.7. Die Erweiterung des Anwendungsbereichs der DSGVO ist umstritten. Das BDSG führt hier die alte Fassung fort (§32 Abs.2).

Sowohl die Bewertung der Kriterien des Artikels 6 Absatz 4 DS-GVO als auch die Interessenabwägung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO wird daher grundsätzlich zu dem Ergebnis kommen müssen […]

Eine Zweckänderung für Beschäftigtendaten ist im BDSG nicht vorgesehen, deswegen wird auf die DSGVO zurückgegriffen.

Das haben wir in der Unternehmensgruppe dahin gelöst, dass die Mitarbeiter die Verwendung für die einzelnen Verwendungszwecke zustimmen oder ablehnen können.
Hinter jedem Verwendunszweck gibt es auch die Löschfrist nach dem ausscheiden oder dem Widerruf der Einwilligung (z. B. Internet: sofort; Broschüre: ab Neudruck, etc.)