einmal eine grundsätzliche Frage zur “best practise” beim Thema E-Mail Weiterleitung und Abwesenheitsnotizen in einem Unternehmen:
Sobald jemand in Urlaub/Abwesend ist, wird normalerweise eine Weiterleitung eingerichtet. Dem Mitarbeiter steht frei den Text zu wählen. Zumeist steht das Datum der Rückkehr dabei und für den Fall einer Dringlichkeit, die Kontaktdaten der Vertretung oder eine Abteilung E-Mail.
Im Falle der sonst offengelegten Kontaktdaten des Kollegen (pers.bez. Daten) bin ich wohl sicher, dass dies gemäß Datenschutzverordnung nicht notwendig ist und daher eine allgemeine Kontaktadresse als Ausweichadresse geeigneter ist.
Wahrscheinlich auch nach der Reihenfolge Fachabteilung > Zentrale.
Sollte man jetzt aber auch eine automatische Weiterleitung einrichten oder darauf plädieren, dass der Kontaktsuchende - anhand der Abesenheitsnotiz - erkennt, dass KEINE Weiterleitung vorgenommen wird und desshalb die E-Mail nochmals an die Ausweichadresse gesendet werden sollte?
Der Verantwortliche könnte ja ein berechtigtes Interesse an Kunden-/Lieferanten Mails haben und daher die automatische Weiterleitung präferieren. Sollte ich als DSB davon abraten?
Wie handhabt ihr dies in euren Firmen so?
Nachtrag:
Wie sollte man mit weitergeleiteten Mails verfahren, auf denen man dem Verfasser antworten mag? Also es kommt eine Anfrage vom Kunde zu Person A rein. Person A leitet die Mail mit Bitte um Bearbeitung an Person B. Person B antwortet auf die Mail vom Kunden direkt. Spricht da etwas dagegen?
(teilweise ist der Mailverlauf entsprechend lang und mitunter sind Personenbezogene Daten von “unbeteiligten Dritten” zu lesen, da die Mail ständig immer nur weitergeleitet worden ist).
Ich kenne mich zwar nur mit dem behördlichen Kontext aus, aber für den kann ich Dir sagen, dass personalisierte E-Mail-Adressen, Durchwahlen etc. völlig unproblematisch sind, sowohl bei Abwesenheitsnotizen als auch bei langen E-Mail-Ketten. Diese aufgabenbezogenen Daten sind derart wenig schutzwürdig, dass die Offenlegung auch nur für die Fernzwecke einer besseren Auffindbarkeit eines Ersatzansprechpartners oder eines konsistenten und nachvollziehbaren E-Mail-Verlaufs nach allen naheliegenden Grundlagen in Art. 6 Abs. 1 DSGVO gerechtfertigt werden kann. Sei es lit. e) im Behördenkontext sowie lit. b) oder lit. f) im privatrechtlichen Kontext (man könnte sich wahrscheinlich darüber streiten, ob das Hinnehmen der Veröffentlichung von Kontaktdetails in einem üblichen Umfang nicht noch Teil der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung ist oder eine nachgelegarte interessenbasierte Verarbeitung durch den AG; ich tendiere zu Ersteren).
Ich würde Weiterleitungen generell vermeiden. Alles, was an einen persönlich geht, kann auch nach dem Urlaub beantwortet werden - der Absender sieht ja aus der Abwesenheitsmeldung, wie lange es dauert.
Und alles, was an eine Abteilung geht, sollte ohnehin an eine allgemeine Adresse (wie vertrieb@…, datenschutz@…, info@…, security@…) gehen, damit man nicht von Einzelpersonen abhängig ist, und wenn die dann kündigt, man noch deren Postfächer “aufbrechen” muss …
In der Abwesenheitsnotiz steht auch eine alternative Kontaktmöglichkeit drin, die in dringenden Fällen zu nutzen ist.
Da wir im B2B Bereich sind und unsere Kunden in den allermeisten Fällen sowieso das ganze Team kennen, ist auch die Vertetungsperson oft dem Kunden schon bekannt incl. Kontaktangabe. Daher ist die Nennung in der OoO (Out-of-Office) auch nicht so problematisch.
auch bei uns im Unternehmen gibt es lediglich eine Abwesenheitsnotiz mit der Information sich in dringenden Fällen an eine alternative Kontaktmöglichkeit zu wenden.
Als bDSB empfehle ich für Abteilungen, in denen eine vorheriger Kommunikationsverlauf wichtig sein kann eine Shared-Mailbox, so dass auch Stellvertreter wissen was Stand der Dinge ist.
Man könnte sich nicht einmal streiten. Senden von Daten an bestimmte Partner ist nämlich keine Veröffentlichung. (Dass die wissen, dass sie weder Daten noch sonstige Mailinhalte ohne Zustimmung des Absenders veröffentlichen dürfen, kann man wohl stillschweigend voraussetzen.)