Datenschutzerklärung und E-Mail-Dienstanbieter

Hallo,

ich erstelle gerade eine Datenschutzerklärung. Unsere E-Mails empfangen und versenden wir über einen deutschen E-Mail-Provider, unsere Webseite hosten wir woanders.
Nun bin ich etwas verunsichert, weil ich es bisher in keiner anderen DS-Erklärung gefunden habe. Gehe ich recht der Annahme, dass ich den E-Mail-Dienstanbieter als Auftragsverarbeiter auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f in meine Erklärung aufnehmen muss? Schließlich könnte ein Webseiten-Besucher ja auch mal eine E-Mail schreiben statt das Kontaktformular zu nutzen…
Gibt es da praktische Tipps zur Einbindung von E-Mail-Dienstanbieter in Datenschutzerklärungen?

VG

PS: Als Ergänzung, wir nutzen nicht nur IMAP des E-Mail-Providers, sondern auch die von ihm zur Verfügung gestellte Webmail-Oberfläche.

Die erste Frage ist wer ist die Zielgruppe der Erklärung. Wenn dies nun die Websitenutzer sind geht es um alle Verarbeitungen im Rahmen der Website. Also ggf. Tracking, Kontaktformular mit direkter CRM Anbindung, ggf. Bewerbungsformular, Consent Managment, Video oder Kartendienste etc.

In dem Fall sehe ich keine Notwendigkeit die Mails dort aufzunehmen. Da die Hauptkommunikation die Forumulare sein werden.

Wenn es aber eine andere Zielgruppe ist oder die Daten aus dem Formular per Mail weitergeleitet werden kann dies anders aussehen…

Danke für die Antwort. Die restlichen Inhalte der DS-Erklärung sind mehr oder minder klar.
Ja, die Erklärung richtet sich grundsätzlich an die Webseiten-Besucher, aber mir erschließt sich nicht, warum du dann die Mails nicht aufnehmen wollen würdest, auch wenn es ein Kontaktformular gibt. Aufgrund des Angebots müssen wir auch ein Impressum bereit stellen, welches eine Mailadresse enthält und auch für Widersprüche etc. verweisen wir innerhalb der Erklärung auf diese Mailadresse. Und in der Folge antworten wir ja auch von dieser Mailadresse ausgehend. Ist das so unüblich vom Vorgehen? Deswegen wundert mich eben, dass ich in anderen Erklärungen nur in äußerst seltenen Fällen überhaupt einen Hinweis auf E-Mail-Dienstanbieter finde.