Hallo zusammen , habe wieder eine frage die mir in meiner Tätigkeit als interner DSB gestellt wird .
die GL erstellt mit Hilfe eines Software -Tool Zusammenfassungen von Besprechungen / Meetings . Es wird wohl mit Hilfe einer Tonaufnahme oder mit dem Mikrofon eines Laptops/Handys und einer Software eine Zusammenfassung des Meetings erstellt. Die Beteiligten im Meeting werden nicht über den Vorgang unterrichtet.
was meint ihr ? ist das zulässig oder welche Voraussetzungen / Bedingungen müssen erfüllt werden
Das automatisierte Zusammenfassen, Transkribieren oder Übersetzen setze ich mit Audio-Aufzeichnungen gleich. D. h. ein großer Unterschied zu bloßen Besprechungen, wo nicht jedes Wort mitprotokolliert wird. Nun wären die Beiträge nicht mehr flüchtig!
Nun wird lückenlos festgehalten, wer wann was (und wie häufig) gesagt hat. Wie bei menschlichen Mitschriften muss es nicht unbedingt stimmen. (Falsche Zuweisung, falsch verstanden, doch wenn der Computer es sagt, lässt es sich schwer abstreiten.)
Die verfolgten Verarbeitungszwecke hätten jedweils festgelegt und zulässig zu sein. Man würde nicht unbedingt Einwilligungen brauchen (Freiwillgikeit im Beschäftigungsverhältnis zweifelhaft), müsste aber die Anforderungen der gewählten Rechtsgrundlage einhalten. (Einwilligung: freiwillig, wiederufbar, Alternativen ohne Aufzeichung, Löschen /Herausschneiden nach Widerruf; Vertragserfüllung: Erforderlichkeit i. e. S.; rechtliche Verpflichtung: Vorschrift?; berechtigte Intereressen: Erforderlichkeit, Interessenabwägung.)
Nicht unterrichtet? Heimliche Aufnahmen werden eine Straftat sein ( § 201 StGB Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes).
Lässt sich die individuelle Aktivität mitzählen, kann die “technische Einrichtung” zur Leistungs- und Verhaltensbeurteilung geeignet sein, und damit mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG).
Folgenabschätzung? Bei Unausweichlichkeit, eingeschränkten Betroffenenrechten, umfangreicher langfristiger Dokumentation…
D., der natürlich begeistert wäre, weil man sich bei diesem Vorhaben datenschutzmäßig komplett austoben kann. Was meist nicht auf ebenso viel Begeisterung bei denen stößt, die den Vorschlag ins Spiel gebracht haben.
bei der Transkription interner Meetings sind ausschließlich Beschäftigte von der Verarbeitung betroffen. Unter dieser Annahme sind die folgenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu berücksichtigen:
• Rechtsgrundlage: Abschluss einer Betriebsvereinbarung (sofern ein BR existiert) → Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 BetrVG
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit Tool-Anbieter abschließen
• Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen
• Datenschutzinformation für Beschäftigte ergänzen
• Vermeidung von Transkription bei besonders vertraulichen Meetings
• Ggf. Richtlinie erstellen
Ergänzend:
Bitte auch klären lassen, ob Tool die Inhalte für das weitere Training nutzt / nutzen darf.
Das sollte im Interesse der GL besser unterbleiben.
Auch sollte die Umsetzung des Art. 15 DS-GVO bedacht werden.
KI kann wunderbar unterstützen für Zusammenfassungen etc, ABER nur, wenn alle Rahmenbedingungen beachtet werden!