Aufbewahrung Aufzeichnungen ex-DSB?

Hallo zusammen,

ich gehe nächstes Jahr in den Ruhestand und frage mich, was ich mit meiner Ablage als DSB mache, d.h. den Papierdokumenten und den Dateien – vernichten bzw. löschen? Dem Verantwortlichen geben oder dem neuen DSB? Der DSB ist jetzt allerdings ein Externer.

Ich meine, irgendwo gelesen zu haben, dass die Unterlagen nicht einfach weitergegeben werden dürfen, auch nicht zu laufenden Vorgängen. Stimmt das? Gibt es Aufbewahrungsfristen für die Dokumentationen, z. B. Jahresberichte?

Vielen Dank und viele Grüße

kastanie

Die Unterlagen sind dem eDSB nach Bestellung zu übergeben. Sinnvollerweise in einer geregelten Übernahme. Da der Datenschutzbeauftragte einer beruflichen Schweigepflicht nach § 203 Abs. 4 StGB unterliegt, darf er nur bestimmte Unterlagen dem neuen Datenschutzbeauftragten aushändigen. Beispiel: Anfragen von Beschäftigten oder Betroffenen, die nicht möchten, dass der Sachverhalt anderen Personen in der Organisation bekannt werden, dürfen nicht übergeben werden. Aufgrund von Aufbewahrungsfristen, die auch für die bisherige Datenschutzbeauftragte gelten, müssen bestimmte Unterlagen auch weiterhin aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich meiner Meinung nach aus Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie AO, HGB und §76 BDSG. Meldewesen an die Behörden ist natürlich vorzunehmen.

Was meint Aufzeichnungen und Ablagen? Man kann ja mal unterscheiden zwischen der Dokumentation zum DS (die in kleineren Firmen oft der DSB macht, obwohl es nicht seine Aufgabe als DSB ist) und Unterlagen, die er als DSB führt (zB Anfragen & Antworten, persönliche Notizen oder Kommunikation mit der Aufsicht )